Notice de bonne utilisation du téléphone du CIL 06
Pour l’IDEL qui prend en charge le téléphone :
- Merci de consulter le planning du téléphone sur le site et de prévenir au moins une semaine à l’avance dans le cas ou vous ne pourriez pas prendre en charge le téléphone.
- Veuillez penser à vous présenter en début de semaine.
- Pendant votre semaine de permanence, veuillez-vous assurer que la personne suivante sur le planning est disponible pour prendre en charge le téléphone après vous.
- Merci de respecter les horaires de diffusion des messages : 7h-20h
- Veuillez numéroter Les demandes de PEC. (Demande N° 1 au premier janvier etc)
- Veuillez détailler vos demandes, conformément à la fiche de renseignements patient (Espace Pro – Documents en téléchargement – ou en cliquant ici) ou au formulaire de renseignements sur le site CIL06.fr
L’information supplémentaire mentionnant la rue et le numéro est importante pour une localisation plus rapide et une réponse rapide de vos collègues. - Spécifier en début de message l’origine de l’appel : Relais IDELS, Assistante Sociale, CHC, Médecin, etc
- Pensez à faire des relances si nécessaires.
- Dans un souci de traçabilité, les fiches de renseignements dans le classeur, doivent être remplies correctement.
Pour les IDELS qui vont répondre aux demandes de PEC :
- À partir du 01/01/2022 le nombre de PEC par adhérent sera limité à 1 par jour afin de faire profiter au plus grand nombre d’adhérents des demandes de PEC.
- Une IDEL qui souhaite faire un relais ou simplement transmettre une PEC dont elle ne peut s’occuper, doit le faire en envoyant un message clair et détaillé afin que l’IDEL en charge du téléphone n’est plus qu’à le copier sur WhatsApp (le nom et le numéro de téléphone du demandeur doivent être stipulé dans un autre message).
- Toutes questions ou demandes de renseignements au détenteur du téléphone, ne doit se faire qu’avec parcimonie et uniquement par message afin de ne pas surcharger l’IDEL en charge du téléphone.
- Confirmer le plus rapidement possible par un message au détenteur du téléphone que vous prenez bien la prise en charge.
Les écarts de réception des messages en fonction des adhérents et des différents réseaux est une problématique auquel nous ne pouvons pas apporter de solutions.
La bonne gestion du téléphone reste un outil majeur pour la crédibilité et l’avenir de notre coordination !
Chacun se doit de gérer le téléphone, durant une semaine en fonction du planning, afin d’offrir une réponse adaptée et professionnelle aux demandes de soins.
Aussi, … Soyez indulgents et patients !!!
Un grand merci pour votre précieuse collaboration
